Excel se convierte en una herramienta de inteligencia de negocios: Hojas Inteligentes

Excel se convierte en una herramienta de inteligencia de negocios: Hojas Inteligentes

El Excel tradicional puede crear, copiar y pegar fácilmente tablas de datos, pero los números y etiquetas en las celdas no tienen inteligencia, no sabemos su procedencia, ni podemos saber si han sufrido cambios hechos manualmente, a menudo no podemos actualizarlos fácilmente y, por lo general, no podemos hacer que se coloque donde realmente se necesitan en un informe. Con el Business Intelligence (BI) si lo podemos hacer.

Excel ya incorpora un excelente sistema de Business Intelligence (BI) con el acceso correcto a datos, Con Business Intelligence (BI) del Excel si podemos hacer el uso sistemático de información sobre las empresas y su entorno empresarial para analizar, informar, predecir y gestionar el rendimiento empresarial.

Veamos qué puede hacer el BI del Excel: 

1. Conexión a Datos

• A hoja de Excel
• A Base de datos

Conectar datos de diferentes fuentes como SAP o SQL Server también era  problemático para el software de hoja de cálculo antiguo, ya se puede hacer con el BI del Excel en un modelo con funciones de conector dedicadas a diferentes manejadores de datos.

2. Selección, Extracción y Cargue

• Local
• Nube

El BI del Excel puede concatenar datos de diferentes fuentes como SAP o SQL Server y como todas las herramientas de BI modernas están diseñadas para combinar datos dentro de un modelo de dato propio.

Capaz de recopilar datos automáticamente y permitir actualizaciones programadas de su modelo de datos propio, haciendo así que hacen que el procesamiento manual de datos sea obsoleto e innecesario.

    3. Tratamiento para Estructurar y Enlazar

• Presentación lineas de registros de datos dentro de su modelo de datos
• Permite la creación de encabezados, subtotales y totales

Capaz de  agrupar datos automáticamente y permitir diseños de estructuras analíticas con actualizaciones programadas de su modelo  de datos propios, haciendo así que el procesamiento manual de datos sea obsoleto e innecesario.

4. Visualización de Información Financiera

• Formatos de Estados Financieros
• Formatos de Revelaciones
• Comentarios de la gerencia

Facilita la generación de información financiera ya que permite automatizar una variedad de procesos de información, facilita la fusión de datos de diferentes fuentes, ofrece capacidades de visualización rápida y ofrece seguridad a nivel de fila.

Luego, los paneles interactivos(DashBoards) ofrecen visualizaciones y análisis instantáneos que se pueden actualizar en tiempo real.

La supervisión de los KPI en los DashBoards de BI móvil es una solución mucho mejor, especialmente en términos de visualización y visualización de hojas de cálculo.

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Este articulo fue escrito por: Hernan Adolfo Rodriguez G.
"La capacidad, la competencia y la conducta al trabajar sobre información financiera global"

Pasos generales para la preparación de información financiera bajo estándares IFRS(NIIF)

Pasos para preparación de información financiera bajo estándares IFRS(NIIF)

Insertar una hoja con los datos estructurados del balance de prueba(codCuenta, descCuenta, Saldo)

codCuenta	descCuenta	Saldo

Identificar los tipos de cuentas por grupos(financiera, inmovilizada, realizable, impuestos, otros) en una columna adicional.

codCuenta	descCuenta	Saldo	Tipo

Identificar cada cuenta con la etiqueta de estado financiero respectiva en una quinta columna

codCuenta	descCuenta	Saldo	Tipo	Etiqueta  EF

Generar dos visualizaciones , una por código de cuenta y otra por etiqueta de estado financiero

Enlazar cada rubro con lista de chequeo hacia párrafos de los estándares donde se describe el cumplimiento para reconocimiento, medición y revelación  

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Como se prepara información financiera para que cumpla con estándares IFRS(NIIF)?

Como se prepara información financiera para que cumpla con estándares IFRS(NIIF)? 

Como se deben presentar los estados financieros, y que se debe revelar en notas adjuntas y que en pie de página?

Una presentación de información financiera requiere una estructura de formatos que contengan etiqueta de información financiera para cada uno de los elementos definidos como tales en los estándares y en las mejores prácticas, para las partidas significativas de cada una de estos elementos, así como para encabezados, subtotales y totales que sean mandatorios y los que ayudan a cumplir los objetivos de la información financiera. 

Para extraer las partidas de la contabilidad se debe contar con un catálogo de cuentas previamente homologado y que tenga adecuadamente mapeado la cuenta con su etiqueta de información financiera correspondiente, y así nuestro agente preparador(sea humano o tecnológico) haga la selección de agrupamiento de saldos y resumen de movimiento de cuentas para un etiqueta dada.

Una vez extraída las partidas contables se le hace un tratamiento de datos para que puedan ser resumidas y visualizadas por grupos de cuentas o por etiqueta de información financiera, que a su vez puedan ser recogidas en la estructura de formatos de estados financieros o de revelación.

Cada línea de rubro o partida debe estar conectada a los párrafos de los estándares que permita pasar la prueba de reconocimiento y medición, así como posibilitar las revelaciones que exija el estándar.

https://docs.google.com/document/d/1SaMebqXrW9cIXJE7pxR0DA5j5_ooG3ETpMKCsNCCWQU/

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Proyecto de mejoras a los estándares de presentación de información financiera

Proyecto de mejoras a los estándares de presentación de información financiera

En diciembre de 2019, el IASB emitió amplias propuestas cuyo objetivo es mejorar la forma en que se comunica la información en los estados financieros, con un enfoque particular en el estado de resultados.
IASB propone emitir una nueva Norma IFRS(NIIF), reemplazando la IAS(NIC) 1 Presentación de Estados Financieros, y enmendar algunas Normas IFRS(NIIF) para reflejar estas propuestas exigiendoles a las empresas:

Presentar nuevos subtotales definidos en el estado de resultados;
desagregar la información de una mejor manera;
y divulgar información sobre algunas medidas de desempeño definidas por la administración (medidas "no GAAP").

El estándar actual de presentación de estados financieros requiere que las compañías presenten "ingresos" y "ganancias o pérdidas" en el estado de ganancias o pérdidas, pero no requiere ningún subtotal específico entre ellos. En consecuencia, la estructura y el contenido del estado de resultados varía de una compañía a otra, incluso entre compañías de la misma industria.

Esta diversidad dificulta a los inversores comparar el desempeño financiero de las empresas. Por ejemplo, muchas empresas presentan un subtotal de "Utilidad de operación", que actualmente no está definido por los estándares IFRS(NIIF). Muchos inversores utilizan las ganancias operativas para evaluar los márgenes y como punto de partida para pronosticar los flujos de efectivo futuros. Sin embargo, las empresas calculan las ganancias operativas de diferentes maneras.

La Junta propone exigir a las empresas cuatro categorías y presentar tres subtotales entre estas cuatro categorías: 

Resultado por operaciones del periodo
Resultado por operaciones del periodo e ingresos y gastos procedente de las asociadas y negocios conjuntos integrados
Resultado del periodo antes de financiación e impuesto a las ganancias
Resultado del periodo


Estos subtotales y categorías:
• cada uno refleja un aspecto diferente del desempeño financiero de una empresa, proporcionando información relevante para los inversores; y
• crear una estructura consistente para el estado de ganancias o pérdidas, facilitando a los inversionistas comparar compañías.

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Una implementación de IFRS(NIIF) debe cumplir con los estándares de presentación de estados financieros.¿Lo hacemos?

Una implementación de IFRS(NIIF) debe cumplir con los estándares de presentación de estados financieros.¿Lo hacemos?

Muchas empresas reportan estados financieros con presentación visualizadas en formatos de Excel y se olvidan del cumplimiento de la presentación de los estados financieros de acuerdo a los estándares FRS(NIIF).

Los estándares IFRS(NIIF) dicen que los estados financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de una entidad que suministran información acerca de los siguientes elementos de una entidad: (a) activos; (b) pasivos; (c) patrimonio; (d) ingresos y gastos, en los que se incluyen las ganancias y pérdidas; (e) aportaciones de los propietarios y distribuciones a los mismos en su condición de tales; y (f) flujos de efectivo. 

Cuando se habla de la presentación de los estados financieros, se trata de su estructura y contenido mínimos, teniendo en cuenta partidas materiales o con importancia relativa, así como su clasificación dentro del formato escogido. Una entidad debe presentar por separado cada clase significativa de partidas similares. 

En resumen estamos hablando que la presentación de los estados financieros están compuesta por los elementos de los estados financieros con líneas de partidas y sus desagregaciones, encabezados y subtotales que son enunciadas en los estándares y en las prácticas comunes, y aquellos necesarios para presentar de manera justa la posición financiera de la entidad.

Cuando una entidad presenta subtotales, dichos subtotales estarán compuestos por partidas compuestas de importes reconocidos y medidos de acuerdo con las IFRS(NIIF); ser presentado y etiquetado de manera clara y comprensible; ser consistente de período a período

El estándar de presentación de los estados financieros (IAS/NIC-1) dentro de IFRS(NIIF) no prescribe formato alguno, pero para el estado de situación financiera los activos pueden presentarse como corrientes y luego como no corrientes, o viceversa, y los pasivos y el patrimonio pueden presentarse como corrientes y luego como no corrientes, o viceversa. Se permite una presentación de activos netos (activos menos pasivos). El enfoque de financiación a largo plazo utilizado en el Reino Unido y en otros lugares - activos fijos + activos corrientes - cuentas por pagar a corto plazo = deuda a largo plazo más patrimonio - también es aceptable.

Por otra parte a pesar que la taxonomía XBRL de IFRS incluyen formatos que sirven para la transmisión de toda la información financiera preparada de acuerdo a estándares IFRS(NIIF), un diligenciamiento de formatos de acuerdo a las necesidades de las superintendencias no implica una preparación de información financiera de acuerdo a IFRS(NIIF).

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Estandarizacion de la presentacion de la informacion financiera para facilitar su preparacion

Para algunas empresas, contadores y entidades reguladoras parecería que el fin último de la implementación IFRS(NIIF) fuera el diligenciamiento de formatos en Excel para la transmisión a la respectiva superintendencia, y no es así! . Veamos:

La estructuración de la presentación de la información financiera en Colombia estuvo soportado por la regulación que le dio vida a los PUC(Planes Únicos de cuentas) . Los Estados Financieros fueron definidos como una tabulación de partidas donde se resumen la recopilación de “datos contables” de manera clasificada 2649-19. La tabulación de “datos contables” se ordenó ser iniciada a partir de la enumeración de los elementos de los estados financieros hecha en 2649-34. con hechos económicos registrados y clasificados de acuerdo a un plan contable 2649-53. 

Esta reglamentación logró, en esa época, que todos los “estados financieros” reportados a autoridades tuvieran la misma estructura de presentación tratando de hacer coincidir la Información a nivel de grupos de cuentas con los líneas de partidas de información financiera reportada. La mayoría de sistemas contables funcionando en Colombia, generan la estructura de información a reportar con “PUC” cuyo catálogo de cuentas se utiliza también para la codificación de transacciones, eventos y cambios en condiciones. 

La anterior circunstancia impidió la convergencia de las regulaciones de presentación de información financiera con estándares internacionales, generando así obstáculos para la automatización de la generación de información financiera. Hoy se observa un divorcio entre la gestión de preparación de la información a insertar en el informe anual y las hojas electrónicas a reportar prescritas por las mismas autoridades de supervisión.

Para fundamentar una genuina aplicación de los estándares IFRS(NIIF) y lograr una verdadera automatización de la preparación y reporte de información financiera hay que buscar en las mejores prácticas y en los estándares de alto impacto internacional que dan solución a la estandarización de la estructura de presentación de información financiera.

El capítulo 7 del SFAC(Statement of Financial Accounting Concepts) 8 propone la estandarización de la presentación de la información financiera, donde el término presentación se refiere a cómo mostrar líneas de partidas, totales y subtotales en los estados financieros. Las partidas que se mostrarían en esos estados son representaciones en palabras y números que pertenecen a la clasificación de elementos de los estados financieros: activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, ganancias, pérdidas y contribuciones y distribuciones a los propietarios, así como los flujos de efectivo de la entidad.Los subtotales y los totales representan clases amplias de ítems heterogéneos.

Para abordar el proceso de agregación desde los libros contables, se deben analizar algunas consideraciones importantes para determinar las clases de partidas que son necesarias en un estado financiero particular y las partidas individuales para incluir en ellas. Por otra parte hay que resaltar que una adecuada presentación apoyaria una aplicación de los estándares de reconocimiento, medición y revelación, ya sea de una manera manual o automatizada a partir de los “datos contables”

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Estandarizacion de la preparacion de la informacion financiera

La estructuración de la presentación de la información financiera en Colombia estuvo soportado por la regulación que le dio vida a los PUC(Planes Únicos de cuentas) . Los Estados Financieros fueron definidos como una tabulación de partidas donde se resumen la recopilación de “datos contables” de manera clasificada 2649-19. La tabulación de “datos contables” se ordenó ser iniciada a partir de la enumeración de los elementos de los estados financieros hecha en 2649-34. con hechos económicos registrados y clasificados de acuerdo a un plan contable 2649-53. 

Esta reglamentación logró que todos los “estados financieros” reportados a autoridades tuvieran la misma estructura de presentación tratando de hacer coincidir la Información a nivel de grupos de cuentas con los líneas de partidas de información financiera reportada. La mayoría de sistemas contables funcionando en Colombia, generan la estructura de información a reportar con “PUC” cuyo catálogo de cuentas se utiliza para la codificación de transacciones, eventos y cambios en condiciones. 

La anterior circunstancia impidió la convergencia de las regulaciones de presentación de información financiera con estándares internacionales, generando así obstáculos para la automatización de la generación de información financiera. Hoy se observa un divorcio entre la gestión de preparación de la información a insertar en el informe anual y las hojas electrónicas a reportar prescritas por las mismas autoridades de supervisión.

Para fundamentar una verdadera automatización de la preparación y reporte de información financiera hay que empezar por alertar a las autoridades de normalización, de regulación y supervisión sobre los estándares de alto impacto internacional que si tratan de estandarizar la estructura de presentación de información financiera.

FASB en convergencia con IFRS están comprometidos en la estandarización de la presentación de la información financiera, y tienen proyectos que explicaré en próximos artículos.
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Automatizar la estructura de la información financiera bajo IFRS(NIIF)

La estructuración de la información financiera en Colombia estuvo soportado por la regulación que le dio vida a los PUC(Planes Únicos de cuentas).

Esta reglamentación logró que todos los estados financieros reportados a autoridades tuvieran la misma estructura de presentación tratando de hacer coincidir la Información a nivel de grupos de cuentas con los líneas de partidas de información financiera reportada. La mayoría de sistemas contables funcionando en Colombia, hacen descansar la estructura de información a reportar en PUC debidamente parametrizado a nivel de cuenta, que también se utiliza para la codificación de transacciones, eventos y cambios en condiciones. 

Hoy todavía persiste una falta de automatización de la función de reportar con estándares internacionales alentada por la cuestionada costumbre de solicitar todo en hojas electrónicas prescritas por mismas autoridades de supervisión.

Para fundamentar una verdadera automatización de la preparación y reporte de información financiera hay que empezar por alertar a las autoridades de normalización, de regulación y supervisión sobre los estándares de alto impacto internacional que si basan la estructura de información financiera en conceptos ampliamente utilizados en su preparación ya sea por prescripción de estándares, mejores prácticas y en la teoría contable. Veamos que dicen los conceptos recientes de FASB en convergencia con IFRS :

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Contabilidad general bajo planes de cuentas antes de la adopción IFRS(NIIF)

Fue fácil pasar de una contabilidad general bajo planes de cuentas antes de la adopción de estándares IFRS(NIIF)

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Pasado ya varios años desde la adopción de estándares internacionales de informacion financiera, considera usted que todo está claro?

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