Cuando se piensa en el lenguaje extensible de informes empresariales (XBRL), probablemente se asocie con la preparación de estados financieros. Pero los informes externos no son su único uso. XBRL ofrece la posibilidad de codificar y estandarizar todos los datos procesados por el sistema de información de una empresa. Para el contador de gestión, la taxonomía XBRL Global Ledger (XBRL GL) debe formar parte de su conjunto de herramientas.
Hay dos variaciones complementarias de taxonomía XBRL. La mayoría de la gente está familiarizada con XBRL para informes financieros (XBRL FR), que se utiliza para codificar la información financiera utilizada para la presentación de informes externos, como estados financieros e informes reglamentarios. Varias autoridades nacionales exigen a las compañías que proporcionen información de estados financieros en formato XBRL FR. En los Estados Unidos, por ejemplo, todos los declarantes de la Securities and Exchange Commission (SEC) tienen que preparar sus estados financieros en formato de datos interactivos usando XBRL.
La otra variación, XBRL GL, es una taxonomía utilizada para estandarizar la información necesaria para cualquier uso interno, como el control y la toma de decisiones, y para intercambiar información con partes interesadas externas. En otras palabras, XBRL GL proporciona una forma de estandarizar toda la información granular almacenada en aplicaciones de planificación de recursos empresariales (ERP), contabilidad y software operativo.
El uso combinado de XBRL GL y XBRL FR vincula las tareas operativas individuales con los informes finales y permite a los usuarios profundizar desde el informe hasta los detalles subyacentes, evitando la pérdida de información y soportando una pista de auditoría completa. También permite la creación de reglas de negocio estandarizadas y controles que se aplican consistentemente a los datos almacenados en diferentes aplicaciones. Esto mejora la calidad de los datos y apoya la auditoría continua y el monitoreo de datos. (Ver "XBRL GL Features" para un resumen de las principales características de XBRL GL.)
Ahora bien la contabilidad es originalmente un trabajo manual y algunas operaciones se han computarizado usando software comercial. Pero un aspecto comercial de la contabilidad es sus límites y lo que debe incluirse en paquetes de software de contabilidad de software comercial. La tecnología XBRL amerita que cada casa de software produzca su módulo de generación de información.
El trabajo de contabilidad es hacer comprobantes de contabilidad con débitos y créditos prescritos por la dinámica contable de los negocios, para luego comprobar que los asientos en los libros sean correctas. Una de las principales herramientas de verificación son las reconciliaciones bancarias entre los extractos de cuenta bancaria y los auxiliares del efectivo (registro), para probar que cada transacción monetaria se contabiliza en la contabilidad. Sin embargo, esta comprobación es en gran medida manual y de mano de obra muy intensiva, trabajo que las computadoras deberían hacer mucho mejor. Otra validación implícita en la contabilidad es mantener localizadas las evidencias de las transacciones en la documentación de comprobantes. Documentos que son entrantes y salientes, en la práctica archivadas en una carpeta de comprobantes físicos. (Aún cuando, en muchos países la legislación sobre el IVA (Impuestos sobre el Valor Agregado) exige el mantenimiento de carpetas físicas de papel se está utilizado el escaneado de documentos sin tener en cuenta el buen funcionamiento con esto, a pesar de la visión de documentos electrónicos que se tenga. (Aqui que todavía hay mucho que resolver.)
Otra forma de verlo son las demandas legales ya que un alto porcentaje de los requerimientos de las autoridades de impuestos sobre contabilidad proviene de la legislación del IVA, donde la directiva de la UE (Unión Europea) sobre el IVA (impuesto sobre el valor añadido de la Unión Europea) es la que abarca la documentación más completa. Por lo que es obvio que las facturas y los recibos sean más que otra cosa, los documentos de contabilidad (requerido por la legislación del IVA), en segundo lugar los documentos del derecho civil y en tercer lugar como documentos generales de comercio. La documentación contable (requerida por la legislación del IVA) es la principal parte regulada, en realidad la principal ley reguladora de toda la contabilidad.
Para obtener beneficios, para el productor de software es más probable que en este campo las características de integración y automatización sean las que vale la pena pagar por el cliente consumidor de software comercial que produce archivos de información contable.
