En el tiempo de la tecnología informática cambia necesariamente la teneduría de libro, desde el método manual con técnicas de utilización de papel, como el rayado y tabulación
En el tiempo de la tecnología informática cambia necesariamente la teneduría de libro, desde el método manual con técnicas de utilización de papel, como rayado y tabulación, hasta la generación del registro contable por pura inteligencia artificial. Para llegar a este estado se implica la utilización de las diferentes técnicas de captura de datos como son la trascripción documental, la conversión de información analógica a digital y la administración electrónica de la información.
En el pasado el proceso contable suponía el manejo del arte de representar en papel con sus implicaciones de redacción, cálculos manuales, tabulación de hojas, encuadernación, empaste y categorización de libros. Se utilizó un libro borrador para los efectos de redacción y cálculos; y la tabulación permitió utilizar sistemáticamente la doble partida. Las técnicas de encuadernación permitió la apertura de un libro para cada propósito contable como el registro cronológico (Diario) y la sumarización por categoría de cuentas (Auxiliares y Mayor General).
El procesamiento de la contabilidad moderna supone varios pasos. Primeramente que cada transacción o evento se reconozca en dos o más elementos de los estados financieros. Seguidamente al reconocimiento se determina el valor aplicando las técnicas de medición para poder hacer el registro siguiendo la técnica de la partida doble. Como la medición inicial implica una valuación a valores históricos para efectos del control, nos faltaría determinar una valuación para la representación en estados financieros para efectos predictivos.
Cualquier software contable dibuja en pantalla una forma de tabulación especial que representa en las columnas todos los atributos que necesita un soporte para ser declarado valido según el código de comercio y nuestro reglamento de contabilidad, y en las filas cada uno de los mas de dos registros que se necesitan para cumplir con el requisito de la partida doble. Esta tabulación especial, hoja de datos, que fue el método de captura tradicional de la información documental vía operador de trascripción, puede ser, hoy en día, conectada con cualquier fuente de datos tipo analógico o electrónico de la cadena de suministro, de la administración de relaciones con clientes y de la administración de recursos empresariales para la generación inteligente y automática del registro contable estructurado. Almacenar, transformar y recuperar los registros contables estructurados es de responsabilidad de la tecnología de bases de datos.
De las tecnologías de administración de bases de datos (DBMS) las más accesibles al contador son las listas de Excel y los Objetos del Access. Hay tecnologías DBMS que necesitan mucha mas especialización que la que el contador promedio posee. Usando estos conceptos pretendo demostrar que desde el registro contable estructurado con técnicas DBMS de escritorio puedo yo impulsar la enseñanza de la contabilidad enfatizando en reconocimiento, medición, valuación y representación de los elementos de los estados financieros. Para lo anterior crearemos hojas de datos de captura contable en Excel y Access, nos conectaremos a las tablas de movimiento, plan de cuenta, tercero y saldos. Seguidamente generaremos todas las consultas de selección de cuentas por criterios para confeccionar el Diario y los Auxiliares, por agrupación para la generación de la mayorizacion y de los Estados Financieros. Para el envío de información tendremos que aprender XBRL.
Sobre las técnicas de auditoria asistidas por computador la metodología ha utilizar seria:
Identificar en la conexión a datos externos del Excel el origen de datos del auditado ( Oracle, SqlServer, Mysql, Informix, VisualFoxpro, Access, Listas del Excel, Relativity para archivos jerárquicos tipo Cobol ) o a la estructura de datos del respectivo ERP o CRM- Crear un origen de dato por intermedio de la conexión para asegurar la conexión hacia el Excel
Diseñar la cédulas de auditoria sobre Tablas Dinámicas o cubos OLAP conectadas al origen de dato
Utilizar automatización de las facilidades SQL embebidas en las Tablas Dinámicas o cubos OLAP, para las pruebas de auditoria.- Diseño de cédulas de pruebas de auditoría extraídas de las cédulas sumarias por intermedio de las formulas matriciales del Excel
- Transporte de datos con XML hacia el sitio del auditor
Esta metodología permite emular a cualquier software de auditoría de prestigio (Proaudit, IDEA, ACL etc.). Y las horas hombres auditoría se reducen dramáticamente.
También se pueden hacer pruebas con patrones de comportamientos de datos, utilizando la ley de Benford etc Y por supuesto esta metodología esta lista para ser usada en la cátedra de Auditoria.
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