La preparación de los estados financieros de propósito general, cuya responsabilidad es de los administradores del ente, se puede hacer durante el transcurso o al cierre de un período. Los estados financieros que se preparan durante el transcurso de un período son para satisfacer, entre otras, las necesidades de los administradores del ente económico o de las autoridades que ejercen inspección, vigilancia o control. Los estados financieros que se preparan al cierre de un período tienen como objetivo principal el de satisfacer el interés común del público (de partes interesadas) . Estos tipos de estados financieros deben prepararse y presentarse de acuerdo a los PCGA.
Al aplicar la técnica contable a las transacciones de la cadena de suministro y a los eventos internos del ente económico, se debe llegar a formación de saldos de algunas cuentas en libros. Dichos saldos de cuentas se pueden agrupar dentro de algunos rubros que componen los elementos de los estados financieros. Estos rubros y otros rubros de los estados financieros se completan o se forman a partir de reconocimientos, mediciones y presentación solicitados por múltiples normas y estándares. Esto último implica efectuar los ajustes necesarios para cumplir normas técnicas de asignación, de registro de hechos económicos realizados que no hayan sido asentados en libros, hacer corrección de errores entre otros.
Así las cosas, la dinámica de preparación de estados financieros provenientes de la aplicación de reglas específicas siempre se podrá encontrar en la IAS tal, IFRS tal o FASB tal o por Art. tal de tal decreto o de tal resolución.
El proceso de aplicación de la técnica contable, de mantenimiento de libros y las reglas para la representación financiera de los distintos grupos que componen los elementos de los estados financieros, tienen por objetivo darle representación a la existencia de los diferentes grupos de activos y pasivos en valores apropiados y en los rubros adecuados..
Los elementos de los estados financieros, sus grupos constitutivos y las cuentas relacionadas deben cumplir con algunos criterios de control ( ver Cobit) y es responsabilidad de la administración emitir estos juicios.
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La efectividad tiene que ver con que la información sea relevante y pertinente a los procesos del negocio, y se proporcione de una manera oportuna, correcta, consistente y utilizable.
La eficiencia consiste en que la información sea generada con el óptimo (más productivo y económico) uso de los recursos.
La confidencialidad se refiere a la protección de información sensitiva contra revelación no autorizada
La integridad está relacionada con la precisión y completitud de la información, así como con su validez de acuerdo a los valores y expectativas del negocio.
La disponibilidad se refiere a que la información esté disponible cuando sea requerida por los procesos del negocio en cualquier momento. También concierne a la protección de los recursos y las capacidades necesarias asociadas.
El cumplimiento tiene que ver con acatar aquellas leyes, reglamentos y acuerdos contractuales a los cuales está sujeto el proceso de negocios, es decir, criterios de negocios impuestos externamente, así como políticas internas.
La confiabilidad se refiere a proporcionar la información apropiada para que la gerencia administre la entidad y ejerza sus responsabilidades fiduciarias y de gobierno.
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Estos estados financieros deben ser certificados por el representante legal como responsable de las afirmaciones que se hacen en ellos, por el contador como preparador, y cuando hay obligación de tener Revisor Fiscal, este debe certificar su procedencia de los libros.
El dictamen de auditoría como producto de un examen con sujeción a normas de auditoría, debe ir acompañado de la opinión sobre si los estados financieros cumplen con los PCGA. El informe anual es el documento auditado que incluye los estados financieros y el informe de gestión requerido por un ente de vigilancia y control, que es enviado a las partes interesadas.
Es del ámbito de la Contaduría Publica la preparación de estados financieros y los anexos del informe anual, la auditoría al control interno de la información financiera, las revisiones y auditoría a los estados financieros así como otros compromisos de aseguramiento sobre la información financiera.
En nuestro ámbito nacional, que no se escapa de la influencia del ámbito global, tenemos unos principios de contabilidad y unas normas de auditoria generalmente aceptadas definidas por procesos legislativos que no siguen un proceso académico ni técnico – científico, ni mucho menos de concertación social. Estos esquemas normativos "propios" adaptados de versiones antiguas de las normas internacionales, no garantizan la comparabilidad de la información, ni la marcha de las reglas al compás de las prácticas innovadoras de los negocios.
El perfil de nuestros contadores colombianos es fuerte en el proceso documental de la cadena de suministro de información financiera. También este perfil se ha desarrollado hacia la preparación de información tributaria y hacia la intervención discursiva en la fiscalización societaria. Estamos en mora de fortalecernos en los otros procesos de la cadena de suministro de información financiera, como preparación de información con destino a ambientes de diversidad contable y el aseguramiento de información con cumplimiento de normas de calidad y de normas actuación profesional ética.
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