La verdad sobre el uso de un sistema informatizado

Por: Hernan Rodriguez
Probablemente no haya área de mayor confusión para los dueños de negocios que los verdaderos costos y beneficios de instalar y utilizar un sistema computarizado de contabilidad. Tales propietarios de negocios a menudo tienen una visión exagerada de los beneficios de contabilidad computarizada y una comprensión incompleta de los costos asociados

Hay muchas versiones de software de contabilidad disponibles para los dueños de pequeños negocios, pero sólo cubren el aspecto del mantenimiento de registros. Procesadores de textos, bases de datos, hojas de cálculo, y todo tipo de gráficadores puede ayudar en el manejo de los aspectos financieros y administrativos de un negocio.

Probablemente no haya área de mayor confusión para los dueños de negocios que los verdaderos costos y beneficios de instalar y utilizar un sistema computarizado de contabilidad. Tales propietarios de negocios a menudo tienen una visión exagerada de los beneficios de contabilidad computarizada y una comprensión incompleta de los costos asociados. Algunos revendedores de equipo de cómputo y sistemas de instaladores no están dispuestos a señalar estos errores conceptuales, que a menudo da lugar a algunas sorpresas desagradables y malos sentimientos.

En primer lugar, la contabilidad computarizada no es más sencilla que la manual. Incluso el mejor sistema de contabilidad no convertirá por arte de magia a un empleado cualquiera en un tenedor de libros. De hecho, muchos encargados contables insisten en que sistema computarizado requiere mayor habilidades contables que un sistema manual. Los sistemas manuales por lo general, rompen las tareas en pasos sencillos. Los errores no son reflejados automáticamente a otras cuentas. En segundo lugar, cuando se va a llevar una contabilidad domestica, es preciso darse cuenta de que un sistema computadorizado de contabilidad no va a enderezar el o los líos de la contabilidad manual. Las empresas pequeñas y de rápido crecimiento, se enfrentan con limitaciones de capital y flujos de efectivo exiguos, a menudo aplazan el establecimiento de procedimientos adecuados de contabilidad hasta que todo se aclare. Un sistema manual de contabilidad que raya en un mal sueño puede convertirse en una casi imposible pesadilla cuando es computadorizado. Para "ir hacia" un sistema computarizado de contabilidad, los libros deben estar en perfecto orden. Las cuentas por cobrar y por pagar tienen que ser exactas y estar actualizadas, y los saldo inicial deben ser preciso.

Además, cuando el personal actual ya está totalmente ocupado, una ayuda de tiempo parcial puede ser necesaria, porque los dos sistemas deben ser ejecutados en paralelo algún tiempo. De esta forma, los errores son más fácilmente capturados y corregidos; y los negocios no tienen necesidad, en este periodo inicial, de confiar en el nuevo sistema para proporcionar datos precisos. El personal se debe concentrar en aprender el nuevo sistema. Las expectativas son de tres a seis meses antes de regresar a la eficiencia. El sistema que se compro no hará todo exactamente como usted lo desea. Algunas modificaciones pueden ser necesarias para producir el producto que usted necesita, y esto no será gratuito. Se debe planear la participación de un auditor en esta tarea. No es aconsejable esperar que el vendedor del paquete proporcione el asesoramiento que sólo un contador debe proporcionar. Simplemente algunas tareas y no se prestan a una fácil y eficiente transferencia a las computadoras. Las computadoras son sólo herramientas.

Por último, miremos la cuestión del soporte técnico. Este soporte técnico incluye todos los servicios necesarios para conseguir y mantener el sistema en funcionamiento y tan productivo como sea posible. Estos servicios incluyen la instrucción, la educación y el mantenimiento, tanto por la garantía y otros. Algunos revendedores incluyen los servicios de mantenimiento preventivo a su equipo antes de que deje de funcionar. El revendedor del paquete de contabilidad probablemente refleja un margen bruto de 20 por ciento a 40 por ciento del precio de venta de los paquetes de contabilidad. Fuera de ese margen, las comisiones de ventas y gastos generales todos los gastos deben ser pagados. La mayoría del soporte técnico requiere no sólo un conocimiento profundo del paquete, sino una sólida base en los procedimientos estándar de contabilidad.